Нотариальная копия документа: когда нужна и как оформить

Нотариальная копия — это копия документа, верность которой оригиналу засвидетельствовал нотариус; её принимают вместо оригинала там, где организация допускает копию. Нотариальную копию делают, когда оригинал нужно сохранить у себя, сдать документы сразу в несколько мест, подшить к копии перевод или поставить апостиль на документ, на оригинал которого его не ставят, — например, на паспорт. Для оформления нужен сам оригинал без исправлений и повреждений: по скану или фото нотариальную копию не делают. В WorldLine нотариальное заверение копии стоит 60 BYN за документ до трёх страниц и 90 BYN — за документ большего объёма.

Когда нужна нотариальная копия

• Оригинал нужен вам. Диплом, свидетельство о рождении, аттестат отдают в виде нотариальной копии, а оригинал остаётся дома.
• Документы подают в несколько мест. Несколько нотариальных копий — быстрее и безопаснее, чем возить оригинал по инстанциям.
• К документу нужно подшить перевод. Подшивать перевод к оригиналу диплома или свидетельства нежелательно: расшить комплект потом нельзя. Поэтому перевод подшивают к нотариальной копии.
• Нужен апостиль на документ, который не апостилируют. Паспорт, водительское удостоверение, трудовая книжка, военный билет — на их оригиналы апостиль не ставят, а на нотариальную копию его ставят органы юстиции.
• Этого требует получатель. Посольства, университеты, банки нередко просят именно нотариально заверенные копии.
• Документы организации. Устав, свидетельство о регистрации, решения учредителей для банка, партнёра или тендера часто подают в виде нотариальных копий.

Например, перевод паспорта для зарубежного органа обычно оформляют так: нотариальная копия нужных страниц, при необходимости апостиль на неё, затем перевод, подшитый к копии. Такая же схема подходит для водительского удостоверения и военного билета — на их оригиналы апостиль тоже не ставят.

Как оформить нотариальную копию: пошагово

1. Подготовьте оригинал. Нотариус сверяет копию с подлинником, поэтому нужен бумажный оригинал — менеджер подскажет, как удобнее его передать.
2. Копирование. Копируют все страницы документа, включая оборот, штампы и апостиль, если он есть.
3. Удостоверение. Нотариус ставит удостоверительную надпись о верности копии, подпись и печать; многостраничную копию прошивают и нумеруют.
4. Дополнительно — перевод. Если копия нужна на иностранном языке, к ней подшивают перевод и заверяют его.
5. Дополнительно — апостиль. Если копия едет за рубеж, на неё ставят апостиль в органах юстиции.

Оригинал после оформления остаётся у вас. Если документ уже апостилирован, копию делают вместе со страницей апостиля — тогда получатель видит и документ, и апостиль. Срок оформления копии уточните у менеджера: он зависит от объёма документа и графика нотариуса.

Паспорт, диплом, трудовая книжка: особенности

• Паспорт. Обычно копируют страницу с фотографией и личными данными, а при необходимости — страницы с отметками. Какие страницы нужны, уточните у получателя: лишние страницы увеличивают объём перевода.
• Диплом и приложение. Это два документа, поэтому и копий обычно две. Приложение бывает многостраничным — тогда стоимость считают по тарифу для документа больше трёх страниц.
• Трудовая книжка. Копируют все заполненные страницы; это многостраничный документ, поэтому заверение копии стоит 90 BYN. Для некоторых целей получатель примет и копию, заверенную работодателем.
• Свидетельства ЗАГС. Обычно это один лист, и заверение копии стоит 60 BYN.

Требования к оригиналу

Нотариус может отказать в свидетельствовании копии, если оригинал:

• содержит подчистки, приписки, зачёркнутые слова или неоговорённые исправления;
• повреждён так, что текст, подписи или печати не читаются;
• состоит из нескольких листов, но не прошит и не пронумерован, когда это требуется;
• не имеет обязательных реквизитов — подписи, печати, даты.

Если документ составлен на иностранном языке, нотариусу может понадобиться перевод — это мы уточним при оценке. Сомнения по поводу состояния документа лучше снять заранее: пришлите скан, и мы подскажем, есть ли риск отказа.

Не ламинируйте документы, которые могут понадобиться за рубежом: на ламинированный оригинал апостиль не ставят, и выручит только нотариальная копия — если получатель её примет.

Нотариальная копия, перевод и апостиль: как сочетаются

Цены ориентировочные, без учёта НДС. Порядок важен: если копия будет апостилирована, переводят её вместе с апостилем. Подробнее о схемах — в статье апостиль на оригинал или на перевод.

Нотариальная копия или простая: что примут

• Простая копия подходит, когда документ нужен для ознакомления: частным компаниям, для предварительной оценки, иногда — визовым центрам. Её можно сделать самостоятельно.
• Копия, заверенная организацией, — например, копия трудовой книжки, заверенная работодателем, — годится там, где такой вариант прямо разрешён.
• Нотариальная копия нужна для госорганов, судов, нотариусов, многих посольств и для апостиля. Если требование звучит как «заверенная копия» без уточнений, спросите, кто именно должен её заверить.

Учтите: копия не заменяет оригинал там, где нужно предъявить подлинник, — например, паспорт для удостоверения личности всё равно показывают в оригинале.

Если копию нужно подать вместе с переводом, удобнее оформить всё в одном месте: копию, перевод и заверение. К чему лучше подшить перевод — к копии или к оригиналу, — разобрано в статье о том, к чему подшивают перевод.

Сколько экземпляров заказать

Считайте по получателям: каждая организация, которая забирает документы, получает свой экземпляр. Каждый экземпляр — отдельная нотариальная копия, и стоимость считают за каждый документ. Если копия идёт вместе с переводом, каждый экземпляр перевода подшивают к своей копии. Небольшой запас — одна копия сверх плана — обычно обходится дешевле, чем повторное оформление, когда документ внезапно понадобится ещё где-то.

Например, для поступления в два университета и подачи документов на визу понадобятся три комплекта: копия диплома с переводом для каждого университета и ещё один — для консульства, если оно этого требует.

Если копии нужны для нескольких стран, учтите, что требования к апостилю и переводу у них могут различаться: для одной страны достаточно нотариальной копии, для другой нужна копия с апостилем и переводом.

Как мы помогаем

WorldLine оформляет нотариальные копии вместе со всем, что к ним обычно нужно:

• нотариальное заверение копии — 60 BYN за документ до трёх страниц, 90 BYN — больше;
• перевод копии и нотариальное заверение перевода — 66 BYN на русский, 162 BYN на иностранный язык;
• апостиль на нотариальную копию в органах юстиции — 396 BYN за документ.

Отправьте скан документа через форму расчёта и напишите, для чего нужна копия, — подскажем, сколько экземпляров понадобится, и назовём стоимость.