Нотариальный перевод подшивают к оригиналу документа, к его простой копии или к нотариальной копии — выбор зависит от того, что примет организация и понадобится ли вам оригинал отдельно. К оригиналу обычно подшивают разовые документы, которые всё равно отдают получателю: справки, выписки, доверенности. К копии — то, что нельзя или не стоит сшивать: паспорт, дипломы, свидетельства, которые ещё пригодятся. Готовый комплект расшивать нельзя: нарушенная подшивка лишает заверение силы, поэтому вариант выбирают до заверения.
Три варианта подшивки перевода: сравнение
| Вариант | Когда подходит | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|---|
| К оригиналу | Справки, выписки, доверенности, документы «на сдачу», в том числе с апостилем | Максимальное доверие получателя, не нужна копия | Оригинал больше нельзя использовать отдельно |
| К простой копии | Паспорт, документы для организаций, которые принимают такой вариант | Оригинал остаётся свободным, дешевле | Принимают не везде: копия сама по себе не заверена |
| К нотариальной копии | Дипломы, свидетельства, документы для нескольких получателей | Оригинал цел, верность копии подтверждена, можно сделать несколько комплектов | Дополнительная стоимость копии: 60 BYN до трёх страниц, 90 BYN — больше |
Во всех трёх случаях нотариус свидетельствует подпись переводчика; разница в том, к чему прикреплён перевод и что получатель видит рядом с ним.
Когда подшивают к оригиналу
Подшивка к оригиналу — самый надёжный вариант для получателя: он видит подлинный документ и перевод в одном комплекте. Её выбирают, когда:
- документ разовый и его всё равно заберут — справка о несудимости, банковская выписка, справка с места работы;
- документ оформлен специально для заграницы — доверенность, согласие на выезд ребёнка;
- на оригинале стоит апостиль, а получатель требует именно оригинал с переводом;
- справка выдана специально для конкретного получателя — «по месту требования».
Если оригинал один, а получателей несколько, подшивка к оригиналу не подойдёт: комплект будет только один.
Не подшивают к оригиналу паспорта и другие документы в обложке, ламинированные и пластиковые документы — их нельзя прошить. Свидетельства и дипломы к оригиналу подшивают редко: после этого оригинал навсегда остаётся в связке с переводом и отдельно его уже не использовать.
Когда подшивают к копии
Простая копия подходит, когда получатель принимает перевод, подшитый к ксерокопии: нотариус в этом случае свидетельствует подпись переводчика, но не верность копии. Так часто оформляют перевод паспорта: копируют нужные страницы и подшивают к ним перевод. Вариант недорогой, но не универсальный — часть госорганов и посольств его не принимают.
Нотариальная копия — компромисс: верность копии подтверждена нотариусом, перевод подшит к ней и тоже заверен. Оригинал остаётся у вас целым, а комплектов можно сделать столько, сколько нужно получателям. Так обычно оформляют перевод диплома, свидетельств ЗАГС и других документов, которые понадобятся снова.
Если на оригинале стоит апостиль, копию делают со всеми страницами, включая апостиль. А если получатель просит «перевод, заверенный нотариусом, с копией документа», обычно подходит именно подшивка к нотариальной копии: так заверены и копия, и подпись переводчика.
Как оформить саму копию и сколько она стоит, описано в статье про нотариальную копию документа.
Подшивка и апостиль
Если документ едет за рубеж, порядок обычно такой:
- апостиль на оригинал документа;
- перевод документа вместе с текстом апостиля;
- подшивка перевода к апостилированному оригиналу или к его нотариальной копии со страницей апостиля;
- нотариальное заверение перевода;
- если получатель требует, — апостиль на нотариальное заверение перевода в органах юстиции (396 BYN).
Если поменять шаги местами — например, сначала сшить перевод с документом, а потом ставить апостиль, — текст апостиля останется без перевода, и комплект придётся переделывать. Если получатель хочет видеть апостиль на оригинале, а оригинал нужен вам, обсудите с ним вариант с апостилированной нотариальной копией — некоторые организации на это соглашаются.
Как выглядит подшитый комплект
Независимо от варианта, комплект собирают в одном порядке:
- документ — оригинал, простая или нотариальная копия, включая страницу с апостилем;
- перевод всего документа: текста, печатей, штампов, апостиля;
- подпись переводчика;
- удостоверительная надпись нотариуса с подписью и печатью.
Листы прошивают, нумеруют, концы нити заклеивают на последнем листе, а наклейку скрепляют печатью нотариуса с указанием количества листов. Что нельзя делать с готовым комплектом:
- расшивать, вынимать или добавлять листы;
- скреплять степлером с другими документами;
- ламинировать;
- делать пометки на переводе.
Многостраничные документы — договоры, уставы, выписки — подшивают целиком: перевод должен соответствовать каждому листу, включая приложения и отметки. Если оригинал уже прошит нотариусом (например, доверенность), перевод чаще подшивают к его нотариальной копии, чтобы не трогать первоначальную прошивку. Готовый комплект храните в папке, не сгибая по месту прошивки.
Подробнее о том, как выглядит заверение, — в статье нотариальный перевод: что это и как выглядит.
Как выбрать вариант: короткий алгоритм
- Есть ли письменное требование получателя? Если да — делайте, как написано.
- Понадобится ли вам оригинал после подачи? Если да — подшивайте к нотариальной копии.
- Документ разовый и уйдёт получателю? Тогда подшивка к оригиналу обычно оптимальна.
- Подаёте в несколько мест? Нужен комплект на каждого получателя — проще всего на нотариальных копиях.
- Документ нельзя прошить (паспорт, ламинированный документ)? Только копия — простая или нотариальная, по требованию получателя.
Например, справку о несудимости для одной страны подшивают к оригиналу; диплом для трёх университетов — к трём нотариальным копиям; паспорт для банка — к копии страниц, если банк принимает простую копию. Подшивка к оригиналу или простой копии не требует расходов на нотариальную копию; подшивка к нотариальной копии добавляет 60 или 90 BYN за документ.
Если требования противоречивы или их нет, пришлите их нам вместе с документом — подскажем вариант до заверения, пока ещё ничего не сшито.
Частые ошибки с подшивкой
- Сшили оригинал, который понадобился отдельно. Диплом или свидетельство навсегда остались в связке с переводом — придётся получать дубликат или повторное свидетельство.
- Расшили комплект, чтобы сделать копию. Заверение после этого теряет силу; копию нужно делать с целого комплекта.
- Подшили к простой копии, а получатель требовал нотариальную. Комплект придётся оформлять заново.
- Забыли страницу с апостилем. При копировании апостилированного документа апостиль должен попасть в копию и в перевод.
- Скрепили комплект с другими бумагами. Лишние скрепки и пометки делают документ похожим на повреждённый — получатель может его не принять.
Как мы помогаем
WorldLine собирает комплект под требования получателя:
- переводим документ, включая печати, штампы и апостиль;
- оформляем нотариальную копию, если перевод подшивают к ней, — 60 BYN до трёх страниц, 90 BYN — больше;
- подсказываем, сколько комплектов понадобится, если документы подают в несколько мест;
- организуем нотариальное заверение перевода — 66 BYN на русский, 162 BYN на иностранный язык; при необходимости — апостиль.
Цены ориентировочные, без учёта НДС. Отправьте скан документа через форму расчёта и напишите, куда его подаёте, — посоветуем вариант подшивки и назовём стоимость.