Конфиденциальность при переводе документов обеспечивают договор и процесс: обязательства о неразглашении у всех участников заказа, доступ к файлам только у тех, кто над ними работает, защищённая передача и понятные правила хранения. Компаниям часто нужно отдельное соглашение о неразглашении (NDA), частным клиентам — уверенность, что паспортные и медицинские данные не попадут к посторонним. Отдельный риск — бесплатные онлайн-переводчики: загружая туда документ, вы передаёте его третьей стороне. В бюро переводов WorldLine в Минске конфиденциальность по стандарту ISO 17100 входит в стоимость каждой страницы.
Какие документы требуют особой защиты
Конфиденциальны почти все документы, которые отдают на перевод, но у некоторых цена утечки особенно высока:
- договоры, коммерческие предложения, условия поставок и цены;
- финансовая отчётность и банковские выписки;
- техническая документация, описания технологий, патентные материалы;
- судебные материалы и переписка с юристами;
- медицинские документы — выписки, заключения, анализы;
- паспорта, справки о несудимости, документы о доходах.
Для компании утечка означает риск для сделки и отношений с партнёрами, для частного человека — риск мошенничества с использованием паспортных и финансовых данных.
Персональные данные
Закон Республики Беларусь «О защите персональных данных» № 99-З от 07.05.2021 относит сведения о здоровье, а также о привлечении к административной или уголовной ответственности к специальным персональным данным: их обработка допускается только при особых условиях. Если вы передаёте на перевод документы других людей — сотрудников, родственников, клиентов, — убедитесь, что у вас есть законное основание для этого. В компании этот вопрос стоит согласовать с ответственным за защиту персональных данных.
Закон также даёт человеку права в отношении своих данных: отозвать согласие, получить информацию об их обработке, потребовать прекратить обработку и удалить данные. Как реализовать эти права, бюро должно описать в своей политике.
Как бюро переводов обеспечивает конфиденциальность
Добросовестное бюро выстраивает защиту на нескольких уровнях:
- Обязательства. Переводчики, редакторы и корректоры принимают письменные обязательства о неразглашении.
- Доступ по необходимости. Файлы получают только участники конкретного заказа: менеджер, переводчик, редактор, корректор и — при нотариальном заверении — нотариус.
- Каналы передачи. Документы принимают и передают через рабочие каналы, а не через личные мессенджеры исполнителей.
- Инструменты. Тексты клиентов не загружают в публичные онлайн-сервисы без согласия клиента.
- Хранение и удаление. Сроки хранения понятны, а удаление по запросу возможно.
- Прозрачность. Правила работы с данными закреплены в опубликованной политике.
В WorldLine конфиденциальность по стандарту ISO 17100 входит в стоимость страницы, а порядок обработки персональных данных описан в политике обработки персональных данных. Что требует сам стандарт, мы разбирали в статье ISO 17100: что он значит для клиента.
Вопросы, которые стоит задать бюро
- Кто будет работать с документом — штатные специалисты или внешние переводчики — и приняли ли они обязательства о неразглашении?
- Где хранятся файлы и сколько времени?
- Используются ли при переводе внешние онлайн-сервисы?
- Можно ли подписать соглашение о неразглашении в редакции вашей компании?
- Как удалить данные после завершения заказа?
Чёткие ответы на эти вопросы важнее общих обещаний «полной конфиденциальности».
Онлайн-переводчики и сервисы: в чём риск
Бесплатные сервисы машинного перевода удобны, но, загружая в них договор или выписку, вы передаёте текст третьей стороне. Условия использования таких сервисов могут разрешать хранение загруженных данных и их использование для развития сервиса. Корпоративные версии с отдельными условиями обработки данных — другой случай, но и их стоит согласовать с юристом или службой безопасности.
Тот же риск есть у бесплатных онлайн-конвертеров PDF, сервисов распознавания текста и облачных хранилищ, где файл открыт по ссылке для всех. Практическое правило: всё, что вы не отправили бы постороннему человеку по почте, не стоит загружать в публичный онлайн-сервис. Когда машинный перевод вообще уместен, разбираем в статье машинный перевод с постредактированием.
NDA с бюро переводов: что в нём прописать
Если вашей компании нужно отдельное соглашение о неразглашении, обсудите его с менеджером до отправки документов. Обычно в NDA фиксируют:
- какая информация считается конфиденциальной — включая сам факт сотрудничества, если это важно;
- кто может получить доступ: сотрудники бюро, внешние переводчики, нотариус;
- разрешённые инструменты — например, запрет на загрузку текстов в публичные сервисы;
- способы передачи файлов;
- сроки хранения материалов и порядок их удаления или возврата после завершения работы;
- срок действия обязательств и ответственность за нарушение — обязательства обычно действуют дольше самого заказа, ведь сведения о сделке остаются чувствительными и после её завершения;
- порядок уведомления об инцидентах.
Для перевода договоров, отчётности и другой коммерческой документации отдельное NDA — распространённая практика. Если вы регулярно отдаёте документы на перевод, удобнее подписать одно рамочное соглашение, чем оформлять NDA под каждый заказ.
Устный перевод и нотариус: кто ещё видит информацию
Конфиденциальность касается не только письменного перевода. На переговорах переводчик слышит цены, условия и планы обеих сторон. Если это важно, оформите обязательства о неразглашении и для устного перевода, а материалы для подготовки передавайте в том объёме, который нужен для работы: повестку, термины, презентацию, но не всю внутреннюю переписку.
При нотариальном заверении перевода документ видит нотариус. Нотариус обязан хранить в тайне сведения, которые стали ему известны в связи с совершением нотариальных действий, поэтому это не создаёт дополнительного риска. А вот пересылать документы через посредников — знакомых, курьеров без договора, общие почтовые ящики — не стоит: каждый лишний участник цепочки увеличивает вероятность утечки.
Как отправить документы безопасно
| Риск | Что сделать |
|---|---|
| Письмо уходит не тому адресату | Отправляйте через форму на сайте или на info@worldline.by и проверяйте адрес перед отправкой |
| Файл перехватывают при передаче | Упакуйте документы в архив с паролем, а пароль сообщите другим каналом, например по телефону |
| В неофициальных материалах лишние данные | Уберите сведения, которые не нужны получателю перевода; в официальных документах так делать нельзя — перевод должен полностью соответствовать оригиналу |
| Документы расходятся по разным людям | Назначьте одного контактного человека со своей стороны |
| Файлы хранятся дольше необходимого | Обсудите срок хранения и удаление после сдачи заказа |
| Текст попадает в онлайн-переводчик | Не загружайте конфиденциальные документы в публичные сервисы |
Готовый перевод с персональными данными тоже стоит хранить аккуратно: не пересылайте его по цепочке и удаляйте лишние копии, когда документ подан.
Как мы помогаем
WorldLine переводит документы, для которых конфиденциальность критична:
- юридический перевод договоров, уставов и судебных материалов;
- медицинский перевод выписок, заключений и анализов;
- деловой перевод отчётности, презентаций и переписки.
Письменный перевод — от 23 BYN за переводческую страницу (1800 знаков с пробелами) без учёта НДС. В стоимость входят работа переводчика, редактура отраслевым редактором, корректура, базовая вёрстка и конфиденциальность по стандарту ISO 17100.
Отправьте документы через форму расчёта стоимости; для конфиденциальных файлов используйте архив с паролем, а пароль сообщите по телефону +375 (044) 500-01-34.