Апостиль или консульская легализация — зависит от страны, где будут использовать документ. Если страна участвует в Гаагской конвенции 1961 года, как и Беларусь, достаточно апостиля — одного заверения от уполномоченного белорусского ведомства. Если не участвует (например, ОАЭ, Катар или Египет), нужна консульская легализация: документ заверяет МИД Беларуси, а затем посольство или консульство страны назначения. Для России и большинства стран СНГ официальные документы, как правило, не требуют ни апостиля, ни легализации.
Чем отличается апостиль от легализации
И апостиль, и легализация подтверждают одно и то же: подлинность подписи на документе, полномочия того, кто его подписал, и подлинность печати. Содержание документа они не проверяют и язык не меняют, поэтому перевод нужен в любом случае, если документ подают на другом языке.
Разница — в количестве шагов и в том, кто ставит последнюю отметку:
- Апостиль — одна отметка установленной формы: штамп или прикреплённый лист с заголовком «Apostille». Его ставит ведомство страны, которая выдала документ, а остальные участники конвенции принимают его без дополнительных проверок. Беларусь применяет конвенцию с 1992 года.
- Консульская легализация — цепочка заверений. Документ проходит белорусские ведомства (для части документов — сначала органы юстиции или Министерство образования, затем МИД), после чего подпись МИД удостоверяет консульство страны назначения.
Форма апостиля одинакова во всех странах-участницах: 10 пронумерованных пунктов — страна, кто подписал документ и в каком качестве, чья печать на нём стоит, где, когда и кем проставлен апостиль, его номер, печать и подпись. Поэтому иностранный чиновник понимает апостиль даже на чужом языке, хотя многие органы всё равно просят перевести и его.
Апостиль или легализация: сравнение по странам, срокам и цене
| Критерий | Апостиль | Консульская легализация |
|---|---|---|
| Для каких стран | Участники Гаагской конвенции: Польша, Литва, Латвия, Германия, Чехия, Италия, Испания, Израиль, США, Китай, Канада и другие | Страны вне конвенции, например ОАЭ, Катар, Кувейт, Египет, Ирак, Иран |
| Кто оформляет в Беларуси | МИД, органы юстиции или Министерство образования — в зависимости от документа | МИД Беларуси (для части документов — после органов юстиции или Минобразования), затем посольство страны назначения |
| Количество этапов | Один | Два и больше |
| Срок (ориентировочно) | От одного рабочего дня, если ведомству не нужна дополнительная проверка | Заметно дольше: срок консульского этапа устанавливает посольство |
| Цена в WorldLine | 396 BYN (органы юстиции), 590 BYN (МИД), срочно через МИД — 790 BYN за документ | 590 BYN за документ |
Цены — по прайсу WorldLine, ориентировочные, без учёта НДС; итоговую сумму сообщаем после оценки документа. Полный перечень — на странице тарифов. Сроки госорганов уточняйте при подаче: они зависят от ведомства, загрузки и типа документа.
Как узнать, что нужно для вашей страны
Проверьте три вещи по порядку:
- Участвует ли страна в конвенции. Актуальный список ведёт Гаагская конференция по международному частному праву — таблица участников конвенции на hcch.net. Учтите: между отдельными странами конвенция может не действовать, если одна из них возразила против присоединения другой.
- Нет ли договора, который отменяет заверения. С Россией и большинством стран СНГ действует Конвенция о правовой помощи 1993 года (Минская конвенция): документы, выданные в одной стране-участнице, обычно принимают в другой без апостиля и легализации. Двусторонние договоры о правовой помощи у Беларуси есть и с некоторыми другими странами, но получатели там нередко всё равно просят апостиль.
- Что требует принимающий орган. Университет, миграционная служба или работодатель могут попросить больше, чем предусматривает конвенция, — например, апостиль ещё и на нотариальный перевод.
Список участников меняется. Для Китая конвенция действует с 7 ноября 2023 года, для Канады — с 11 января 2024 года, для Вьетнама — с 11 сентября 2026 года, и вместо легализации для этих стран теперь, как правило, достаточно апостиля. Таиланд тоже присоединился, но конвенция вступит для него в силу только 28 февраля 2027 года — до этой даты документы туда легализуют.
И ещё одна тонкость: зарубежные организации иногда пишут «legalized» или «легализованный», имея в виду любое заверение, в том числе апостиль. Если страна участвует в конвенции, уточните у получателя, подойдёт ли апостиль, — чаще всего подходит.
Что выбрать: типичные ситуации
- Учёба или работа в Польше, Германии, Чехии — апостиль на документ, затем перевод. Нередко перевод требуют от местного присяжного переводчика, поэтому уточните это у получателя до заказа.
- Работа или бизнес в ОАЭ, Катаре, Кувейте — консульская легализация. Требования к переводу (на какой язык и кем выполнен) задаёт принимающая сторона.
- Документы для России — обычно без апостиля и легализации. Документы на белорусском языке переводят на русский.
- Документы из США, Германии, Израиля для Беларуси — апостиль ставят в стране, которая выдала документ, а в Беларуси делают перевод на русский язык с нотариальным заверением.
Если вы уже знаете, что нужен апостиль, посмотрите, где поставить апостиль в Минске — ведомство зависит от типа документа. Для стран вне конвенции пригодится пошаговый разбор легализации для стран без апостиля.
Документы из-за рубежа для Беларуси
Правило работает и в обратную сторону. На документ, выданный в другой стране, апостиль ставят там, где его выдали: белорусские ведомства иностранные документы не апостилируют. Если страна в конвенции не участвует, документ сначала заверяет её МИД, а затем легализует посольство или консульство Беларуси.
После этого документ переводят на русский или белорусский язык, и перевод обычно заверяют у нотариуса. Переводить нужно всё, включая штампы и текст апостиля, иначе комплект могут вернуть на доработку.
Документы из России и большинства стран СНГ в Беларуси тоже, как правило, принимают без апостиля. Если такой документ составлен не на русском языке — например, на казахском или узбекском, — его переводят на русский и заверяют перевод у нотариуса. Заверение перевода на русский язык в WorldLine стоит 66 BYN.
Частые ошибки
- Легализация вместо апостиля. Если страна участвует в конвенции, легализация не нужна — это потерянное время и деньги.
- Перевод до апостиля. Если сначала перевести документ, а потом поставить апостиль, текст апостиля останется без перевода. Обычный порядок: апостиль, перевод, заверение перевода.
- Апостиль на документ, на который его не ставят. На оригиналы паспортов, водительских удостоверений, военных билетов, трудовых книжек и ламинированных документов апостиль не проставляют. Выход — нотариальная копия с апостилем, если её примет получатель.
- Один апостиль на весь пакет. Апостиль ставят на каждый документ отдельно: диплом и приложение, свидетельство о рождении и свидетельство о браке — это разные апостили. Считайте сроки и бюджет по числу документов.
- Апостиль на копию вместо оригинала. Если получатель требует апостиль на оригинале, апостилированная нотариальная копия не подойдёт. Уточняйте это до оформления.
- Свидетельство старого образца. Свидетельства советского образца, как правило, сначала заменяют повторными в органе ЗАГС.
- Устаревшие сведения. Фраза «для Китая нужна легализация» из старой статьи уже неверна — сверяйтесь с актуальным списком участников конвенции.
Как мы помогаем
Бюро переводов WorldLine берёт на себя оформление, когда понятно, что нужно для вашей страны:
- апостиль в МИД и органах юстиции, в том числе срочно;
- консульская легализация документов для стран вне конвенции;
- перевод документа вместе с апостилем и нотариальное заверение перевода — на русский или иностранный язык.
Подачу документов в Министерство образования мы временно не выполняем: апостиль на диплом или аттестат там нужно оформить самостоятельно, а перевод и заверение сделаем мы.
Отправьте скан или фото документа через форму расчёта стоимости и укажите страну назначения. Мы подскажем, что нужно — апостиль, легализация или только перевод, — и назовём стоимость и сроки.